UMOWA POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH DLA PARTNERÓW REGIONALNYCH KS

2.2.g przy ustalaniu, czy danemu wolontariuszowi przysługuje przywilej realizacji wolontariatu w zmniejszonym wymiarze godzin, z uwagi na jego stan zdrowia, ograniczyć się do zbierania wyłącznie deklaracji tego wolontariusza;

przy ustalaniu, czy danemu wolontariuszowi przysługuje przywilej realizacji wolontariatu w zmniejszonym wymiarze godzin, z uwagi na jego stan zdrowia, ograniczyć się wyłącznie do deklaracji tego wolontariusza w systemie SOW

Powinniśmy jednoznacznie wskazać, ze chodzi o deklarację elektroniczną w SOW, zadeklarowanie przy rejestracji, zapis „zbieranie deklaracji” powoduje wiele interpretacji, czytając to literalnie musielibyśmy dodatkowo kontaktować się z wolontariuszem już poza systemem i wymagać pisemnej deklaracji, a to znowu dane wrażliwe i ich przetwarzanie. Jest to znaczne obciążenie Partnera Regionalnego, nałożenie na Partnera nowych obowiązków. Potrzeba, by ktoś się tym zajmował. Nie przewidziane były na to środki finansowe w projekcie.

ust.2

zadanie leżące po stronie organizatora

konieczność zatrudnienia dodatkowych osób, co jest nie możliwe ze względu na brak środków finansowych

§ 2 ust. 2, lit. i. ogólny wykaz środków technicznych zawiera:
W odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych w Systemie Obsługi Wolontariuszy: zastosowanie haseł o długości minimum 12 znaków, zbudowanych z zastosowaniem wielkich i małych liter oraz cyfr i znaków specjalnych; zmiana tych haseł przy każdym podejrzeniu ich ujawnienia oraz nie rzadziej niż raz na 6 miesięcy; niepoddawanie tych haseł zapisowi w przeglądarce internetowej ani w postaci tradycyjnej (dopuszcza się chroniony kryptograficznie zapis cyfrowy); zapewnienie, aby każda osoba faktycznie realizująca prace administracyjne w SOW dysponowała do tego celu własnym, imiennym kontem; wdrożenie środków ochrony antywirusowej na wszystkich komputerach wykorzystywanych do realizacji zadań administracyjnych w SOW; wdrożenie procedur serwisu i utylizacji sprzętu komputerowego wykorzystywanego do realizacji zadań w SOW;
W odniesieniu do danych osobowych procesowanych w inny sposób: zastosowanie mechanizmów kontroli dostępu w celu redukcji ryzyka kradzieży oraz nieuprawnionego wglądu w dane osobowe; zastosowanie mechanizmów kryptograficznych oraz autentykacji w celu zapewnienia analogicznej ochrony danych w postaci cyfrowej; zastosowanie adekwatnych do klasyfikacji budynku zabezpieczeń przeciwpożarowych, przeciwzalaniowych i przeciwprzepięciowych w celu redukcji ryzyka utraty danych; prowadzenie kopii bezpieczeństwa w celu umożliwienia odtworzenia danych w przypadku ich utraty; wdrożenie mechanizmów i procedur kontroli i zarządzania uprawnieniami w celu zapewnienia, że dostęp do danych możliwy jest wyłącznie w niezbędnym zakresie; wprowadzenie polityk i procedur zapewniających rozliczalność systemu ochrony danych osobowych; nadawanie upoważnień do przetwarzania danych osobowych; szkolenie zespołu w zakresie przepisów o ochronie danych osobowych oraz polityk i procedur wewnętrznych;

Usunąć, gdyż to są wytyczne dla głównego administratora (KS), a nie dalszych podmiotów.

Na serwisy, zabezpieczenia przeciwzalaniowe i inne, potrzeba m.in. informatyków, zatem zawsze potrzeba dużych środków finansowych. Organizacje nie mają budynków, zazwyczaj wynajmują to, na co je stać. Często są to stare budynki itd.

§ 2 ust. 2, lit. h. wdrożyć odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, których dane osobowe będą przetwarzane

można starać się, ale nie zapewnić, poza tym to są obowiązki administratora (KS), a nie dalszych podmiotów

Takie rzeczy techniczne i inne są kosztowne. Organizacjom zawsze brak środków i ludzi, to nie urzędy. Trzeba zwiększyć środki w projektach na zakup serwerów zewnętrznych i innych oraz na lokalnych informatyków, którzy będą się tym zajmować. Tak, jak szereg innych zapisów, są to obowiązki administratora a nie podmiotu przetwarzającego.

§ 2 ust. 2, lit. g. przy ustalaniu, czy danemu wolontariuszowi przysługuje przywilej realizacji wolontariatu w zmniejszonym wymiarze godzin, z uwagi na jego stan zdrowia, ograniczyć się do zbierania wyłącznie deklaracji tego wolontariusza;

nie zbierać żadnych dokumentów od ludzi i wykazać się choć tym minimalnym zaufaniem

Ludzie wpisują faktyczne dane, jeśli chodzi o wiek itd., więc nie ma potrzeby ciągłego infiltrowania ludzi, tylko należy im zaufać, bo taki powinien być wolontariat – nie obciążający dla żadnej ze stron – to wynika z badań wolontariatu. Nie mamy magazynów, ludzi, szaf i innych, by zbierać tysiące dokumentów, a taka będzie skala działań. Poza tym weryfikacją zajmują się organizacje, które podpisują porozumienia i zatwierdzają godziny, więc wiedzą jaki wiek itd. ma wolontariusz.

§ 2 ust. 2, lit. d. udokumentować polecenie w dowolny sposób wskazany powyżej (np. poprzez pisemne, mailowe podsumowanie ustaleń z rozmowy);

jak wyżej, do usunięcia

Nie mamy osób i czasu na pisanie dodatkowych dokumentów z każdego ustalenia.

§ 2 ust. 2, lit. b. przetwarzać dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie Powierzającego, chyba że obowiązek taki nakłada na niego obowiązujące prawo krajowe lub unijne. W sytuacji, gdy obowiązek przetwarzania danych osobowych przez Podmiot przetwarzający wynika z przepisów prawa, informuje on Powierzającego drogą elektroniczną – przed rozpoczęciem przetwarzania

do usunięcia są: przetwarzanie wyłącznie na udokumentowane polecenie oraz informowanie przed rozpoczęciem przetwarzania.

Uwagi jak w innych punktach.

2.2.g przy ustalaniu, czy danemu wolontariuszowi przysługuje przywilej realizacji wolontariatu w zmniejszonym wymiarze godzin, z uwagi na jego stan zdrowia, ograniczyć się do zbierania wyłącznie deklaracji tego wolontariusza;

przy ustalaniu, czy danemu wolontariuszowi przysługuje przywilej realizacji wolontariatu w zmniejszonym wymiarze godzin, z uwagi na jego stan zdrowia, ograniczyć się do zbierania wyłącznie deklaracji tego wolontariusza w systemie SOW

Zbieranie dodatkowych dokumentów w postaci deklaracji będzie wymuszało od partnerów dodatkowych dokumentów oraz dodatkowe obowiązki wynikające z przepisów RODO

2.2.g

W jaki sposób powinna być zbierana deklaracja? wydaje mi się, że to trzeba uściślić czy chodzi o deklaracje w SOW czy jakaś inną

Czy ta deklaracja, to będzie deklaracja elektroniczna w SOW, składana przy rejestracji? Bo jeśli poza systemem mamy dodatkowo kontaktować się z wolontariuszem i prosić go o jakieś pisemne deklaracje - to dalej wiąże się ze zbieraniem danych wrażliwych i ich późniejszym przetwarzaniem

§ 2., pkt. 2.g. przy ustalaniu, czy danemu wolontariuszowi przysługuje przywilej realizacji wolontariatu w zmniejszonym wymiarze godzin, z uwagi na jego stan zdrowia, ograniczyć się do zbierania wyłącznie deklaracji tego wolontariusza;

§ 2., pkt. 2.g. przy ustalaniu, czy danemu wolontariuszowi przysługuje przywilej realizacji wolontariatu w zmniejszonym wymiarze godzin, z uwagi na jego stan zdrowia, ograniczyć się wyłącznie do weryfikacji deklaracji tego wolontariusza w systemie SOW;

Zbieranie deklaracji (bez względu czy w wersji papierowej czy elektronicznej) od wolontariuszy, którym przysługuje przywilej realizacji wolontariatu w zmniejszonym wymiarze godzin jest znacznym obciążeniem Partnerów regionalnych i powinno zostać zaniechane. Poza tym, przetwarzanie jakichkolwiek dodatkowych dokumentów (tj. zbieranie deklaracji) poza systemem SOW, nakłada na Partnera nowe obowiązki wynikające z RODO, których niniejsza umowa nie obejmuje.